چرا پروژه ها شکست می خورند

الگوی رفتاری غلط کارفرما ،برای مدیریت پیمانکاران

یکی از شایع ترین علل شکست پروژه ها، الگوی رفتاری کارفرما است که مبنای تقابل پیمانکار-کارفرما می گردد. در حالیکه وظیفه کارفرما، مدیریت پیمانکار برای افزایش انگیزه و توان انجام کار است. الگوی رفتاری غلط کارفرما، فضای بی اعتمادی بر روابط دو طرف حاکم کرده و تلاش پیمانکار  صرف محافظت از منافع خود در مسیر خلاف اهداف پروژه می شود. این تعارضات در شکل طرح ادعا (کلیم)، رفتار محافظه کارانه و ایجاد ارتباطات ناسالم نهایتا موجب شکست پروژه می شود.

در ادبیات مدرن، پروژه را یک سیستم بسته می دانند که در تعامل دو بازیگر اصلی پروژه یعنی کارفرما و پیمانکار شکل می گیرد. مدیریت ارتباطات با هدف تعریف ابزارها و استراتزی های تعامل این دو بازیگر و با دیگر ذینفعان پروژه یکی از حوزه های دانشی استانداردهای مدیریت پروژه (مانند PMBOK) می باشد. در صورت عدم مدیریت صحیح ارتباطات، پروژه وارد فاز تعارضات شده و نهایتا منجر به شکست پروژه می شود.

تعارضات بیش از هر چیز ناشی از انتخاب الگوهای ذهنی ناصحیح در بین بازیگران اصلی پروژه (کارفرما و پیمانکار) است. به معنای آنکه تصورات و برداشت های نادرست از انگیزه ها و توانائی های طرف مقابل وجود دارد. لذا رفتار شان نسبت به طرف مقابل همراه با سونیت و سوبرداشت خواهد بود. با توجه به تجربیات منطقه آزاد چابهار، به برخی از این الگوهای رفتاری ناصواب اشاره می شود.

الگوی رفتاری کارفرما

دیدگاه غلط در نزد کارفرمایان آن است که نان پیمانکار در کلیم است. به نحوی که درخواست های پیمانکار را حمل بر فریب و اغراق می کنند. و تمام سعی کارفرما مراقبت از پیمانکار است که مبادا از کار دزدی کند!.

الگوی غالب رفتاری  آن است که کارفرما رئیس است و هر تغییری را دستور دهد. کارفرما تبعات تصمیم هایش را درک نمی کند و همه چی می خواهد بدون آنکه هزینه اش را بپردازد. در حالیکه کارفرما باید بداند که تبعات خواسته ها و دستوراتش به صورت ریالی یا زمانی به پروژه تحمیل می شود.

کارفرما می تواند هر چیزی را از پروژه بخواهد و پیمانکاری موظف است دستورات کارفرما را بدون توجه به محدودیت های فنی انجام دهد. کارفرمایان تکرار می کنند که “در مهندسی نشد نداریم”! ولی به هزینه های آن فکر نمی کنند. لجبازی کردن با پیمانکار، نهایتا به پروژه کمک نمی کند.

خیلی از بخش های ستادی تصور می کنند که پیمانکار پول زیاد می گیرد!. باید بپذیریم که پیمانکار به عنوان یک بنگاه خصوصی باید سود کند. پیمانکار ریسک می کند و طبیعی است درامد بیشتری از حقوق کارکنان کارفرما بدست اورد!.

بدون خلاقیت و جسارت امکان پیشبرد پروژه ها نیست. این به مفهوم تخلف یا نقض قوانین نیست. بلکه می توان در چهارچوب اختیارات قانونی و به صورت شفاف تصمیمات موثری گرفت که نهایتا پروژه منتفع شود. حمایت از پیمانکار برای مدیریت ریسک های مالی می تواند کمک به تسریع پروژه و در نتیجه موفقیت کرفرما شود

تصور آنکه “مشکلات پیمانکار مربوط به خودش است”!. در واقع عدم توانائی کارفرما در اتخاذ تصمیم و بلاتکلیف ماندن مسایل، عامل خیلی از مشکلات است. باید به پیمانکار کمک شود تا در ساختار بوروکراتیک و بعضا ناسالم، پرداخت ها و مجوزها را بدست آورد.

الگوی رفتاری پیمانکار

پیمانکاران باور دارند که عموم کارفرمایان دولتی فاقد دانش هستند. لذا در برابر تصمیمات و دستور کارهای کارفرما مقاومت می نمایند. مشاوران می توانند با ایجاد یک چهارچوب ارتباطی فنی مناسب به رفع این مشکل کمک نمایند.

بسیاری از پیمانکاران تصور می نمایند که مهم گرفتن کار است، و بعدا به نحوی می توان کار را جمع کرد. “کارفرما چون محتاج پروژه است، مجبور می شود کمک کند”!. در حالیکه سابقه برخی کارفرمایان (مانند سازمان منطقه آزاد چابهار) تعداد ماده ۴۸ و ۴۶ بیشتری از پروژه ها اتمام یافته دارد.

باور غلط پیمانکاران این است که پروژه را با پول کارفرما به اتمام می رسانند. در حالیکه پروژه های پیمانکاری، از جنس قراردادهای تعهدی هستند. به معنای انکه کارفرما پس از انجام خدمات و تحویل به کارفرما، می تواند درخواست مبلغ نماید. و هر نوع پرداخت کارفرما در قالب پیش پرداخت، ماده ۸۱ و  امثال آن کمک به بنیه مالی پیمانکار است و باید در پروژه خرج شود.

برخی پیمانکاران تصور دارند که سیستم دولتی فاسد است. لذا برای پیشبرد منافع خود، به جای کار بهتر در تلاش برای یافتن ارتباط در بدنه کارفرمائی هستند.

الگوی همکارانه

موفقیت پروژه در گروی انتخاب الگوی رفتاری همکارانه از سوی  کارفرما و عدم تقابل با پیمانکاران است. کارفرما با انتخاب یک الگوی ذهنی برد-برد، باید پیمانکار را مدیریت کند و تعارضات را حل نماید. الگوی همکارانه به معنای درک منافع طرف مقابل و پذیرش مسئولیت های کارفرما در پیشبرد پروژه است.

موفقیت کارفرما در اتمام پروژه در زمان و هزینه مناسب است و نه کاهش سود پیمانکار. در یک الگوی همکارانه، هدف کارفرما ایجاد ارزش افزوده با کاهش تعارضات است. این حتی می تواند منجر به پرداخت اضافه (مثل پاداش تسریع) شود ولی در نهایت قیمت تمام شده پروژه و یا تاخیرات کاهش می یابد.

لازمه رفتار همکارانه، اصلاح الگوهای ذهنی غلط کارفرمایان و پذیرش سطحی معقول از خلاقیت و ریسک پذیری در مدیریت پروژه است.

گرشاسب خزائنی

فروردین ۱۳۹۹، منطقه آزاد چابهار