بی شک یکی از عوامل شکست پروژه ها و ریشه ناتوانی بسیاری از سازمان های ایرانی در اجرای موفق پروژه ها را باید در فقدان ویژگی های رهبری در مدیران پروژه ها دانست. تجربیات عملی مدیریت پروژه در کشور، به من نشان داده است که خیلی از پروژه ها از همان ابتدا و همان زمان با انتخاب مدیر پروژه است که شکست می خورند.

بین مهارت های سه گانه مدیریت پروژه، موردی که کسب ان دشوارتر بوده و البته تاثیری به مراتب بیشتر بر سرنوشت پروژه دارد، مهارت رهبری است. در عمل، شاید با بکارگیری مشاوران توانمند دانش فنی را به مدیریت پروژه تزریق کرد ولی متاسفانه رهبری تنها مهارتی است که امکان خرید آن از خارج نیست و باید با آموزش و توسعه کارکنان سازمان کارفرما فراهم شود.

ولی متاسفانه امکان تامین غالب مهارت های رهبری صرفا با آموزش های کلاسیک امکان پذیر نیست. در واقع ترتیبات لازم برای پرورش یک رهبر را باید در ساختارهای مستقر سازمان جستجو کرد. لذا توصیه من به مدیران ارشد سازمان ها و بنگاه ها ان است که اگر انتظار دارید که پروژه های شما شکست نخورد و با موفقیت پیشرفت کنند، اول از همه در سبک مدیریتی خود بازنگری نمائید.

اهمیت رهبری در مدیریت پروژه

نتایج تحقیق کالج مدیریت پروژه نشان می دهد که سازمان هائی با مدیران پروژه‌های سطح مهارت بالا، نزدیک به ۵۰% بهتر از دیگر شرکت‌ها عمل نموده اند. مهمترین مهارت‌های مدیران پروژه در شرکت‌های برتر، مهارت‌ رهبری است. این تحقیق با بررسی ۳۱۴ سازمان در طی ۱۵ سال است تاثیر سطح مهارت مدیران پروژه بر موفقیت شرکت ها را ارزیابی نموده است (Project Manager Skills Benchmark 2015).

انجمن مدیریت بین المللی پروژه، یک الگوی مثلثی برای مهارت های مدیریت پروژه (PMI Talent Triangle) ارائه داده است. و علاوه بر دانش و فهم کسب و کار، یکی از مهمترین ویژگی های مدیر پروژه را رهبری دانسته است (PMBOK sixEdition, PM Role chapter).

۱. مهارتهای مدیریت فنی پروژه:
دانش و مهارتهای فنی لازم جهت مدیریت یک پروژه، پورتفولیو و یا یک طرح. مهارتهایی مانند جمع آوری الزامات، تهیه برنامه زمانبندی، گزارش گیری، مدیریت ریسک و مدیریت منابع ، استفاده از ابزارها و تکنیک های چابک، اولویت بندی مشکلات و … جز مهارت های مدیر پروژه در این بخش است.

۲. مهارتهای رهبری:
دانش، مهارت و رفتارهای مورد نیاز جهت انگیزه بخشی و هدایت تیم پروژه و کسب حمایت آنان در جهت اهداف پروژه. مهارتهایی مانند مذاکره، انعطاف پذیری، انگیزش، تاثیر گذاری، حل مساله، تفکر انتقادی و تیم سازی در این بخش قرار می گیرند. در ۷۱ درصد سازمان ها مهارت رهبری به عنوان یکی از عوامل بسیار مهم و حیاتی در موفقیت های بلند مدت سازمان شناخته شده است.

۳. مهارتهای استراتژیک و مدیریت کسب و کار:
دانش و مهارتهای مورد نیاز جهت بهبود عملکرد سازمان در جهت دستیابی به اقلام قابل تحویل پروژه می باشد.مهارتهایی مانند فراست و بینش خوب از کسب و کار، مهارتهای مالی، بازاریابی مدیریت قرارداد و مدیریت پیچیدگیهای پروژه جز مهارت های مدیرپروژه در این بخش است. آمار موسسه PMI نشان می هد که در ۷۲ درصد پروژه هایی که مدیر پروژه و افراد تیم پروژه با استراتژیهای سازمانی هماهنگ بوده اند با موفقیت به پایان رسیده است. (وبسایت محمد احمدزاده)

در حالیکه تلاش های زیادی برای تعریف استانداردهای انتخاب پبمانکار و مشاور در کشور صورت می گیرد. و انرژی زیادی برای تنظیم مقرارت ارزیابی و انتخاب پبمانکاران ومشاوران در قالب قانون مناقصات تدوین شده است. ولی گلوگاه اصلی که توانمندی و قابلیت کارفما در تعریف و مدیریت پروژه است فراموش شده است.

در واقع اگر انتظار عملکرد بهتر پروژه داریم، بایست مدیران پروژه با توانمندی بالاتر استفاده کنید. نتایج تحقیق کالج مدیریت پروژه (۲۰۱۵) اثبات کننده این موضوع است. در نمودار زیر عملکرد پروژه بین ۱ تا ۵ امتیاز گزاری شده است، یعنی عملکرد ۵ بالاترین امتیاز است.

معرفی ویژگی رهبران موفق پروژه

در ادامه ویژگی های حیاتی رهبری برای مدیریت پروژه را با نگاه به تجربیات اجرائی از چندین پروژه کلان کشور معرفی شده است. در واقع این مهارت ها که در زیر لیست شده اند، مواردی هستند که فقدان انها باعث گردیده است یک پروژه کشور دچار مشکل و مانع گردد. لذا تجربه مدیریت و ارزیابی چندین پروژه این ویژگی ها را به عنوان شروط حیاتی برای مدیر پروژه طرح کرده است:

۱- رهبران چشم انداز می دهند

مدیر پروژه، در جایگاه رهبر تیم پروژه می بایست اعضای تیم پروژه را به سمت هدف هدایت کند. ولی رسیدن به هدف، بدون شناخت مقصد و دانستن مسیر نیست.

وظیفه رهبر ترسیم چشم انداز و تعریف استراتژی رسیدن به چشم اندار است. مدیر پروژه ای که استراتژی نداشته باشد، نه یک رهبر که صرفا یک ارجاع دهنده وظایف است که کارکنان تیمش را به زودی خسته و بی انگیزه می کند.

۲- رهبران برنامه محور هستند

مدیر پروژه برای پیاده سازی استراتژی هایشان، برنامه مشخص دارند. یعنی می دانند چه اقداماتی با جه منابعی و در چه موقعیتی باید صورت گیرد تا نتیجه مورد نظر حاصل شود.

برنامه محور بودن رهبر باعث می شود که کارکنان تکلیف شان را بدانند و خودشان را با برنامه رهبر منطبق نمایند. مدیر دمدمی مزاج و غیر قابل پیش بینی نباشد، رهبر قابل اعتمادی محسوب نمی شود.

۳- رهبران متعهد هستند

رهبر به برنامه هایش متعهد است و استمرارش بر روی برنامه ها موجب می شود تا کارکنان نیز به برنامه های او اعتماد نموده و اجرای آنها را در عمل پیگیری نمایند.
در عمل حوادث، محدودیت ها و یا فشار ذینفعان موجب می گردد که پروژه از برنامه های خود فاصله بگیرد. ولی رهبری که به برنامه خود باور دارد، سکان پروژه را به زودی به مسیر از پیش طراحی شده باز میگرداند و اسیر حوادث نمی شود.

مدیری که ثبات رای نداشته باشد، موجب می شود که اعضای تیمش نتوانند در شرایط حساس به او اعتماد و اتکا نمایند

۴- رهبر تحولگرا هستند

تحول و بهبود نیازمند به تغییر است، ولی همیشه تغییر برای کارکنان همراه با اضطراب و ترس است. هنر یک رهبر آن است که روند تغییر را مدیریت کرده و با کمترین هزینه تحول را در سیستم خود پیاده سازی نماید.

تغییر در روش های کار، در ساختارها، در فرایندها و منابع نیازمند کنترل هدفمند بی نظمی ها و بی ثباتی ها است که در پی تغییر ایجاد می شود. رهبر، دلایل نیاز به تغییر را به صورت شفاف و صادقانه با کارکنانش در میان می گذارد. و انها را برای رسیدن به تحول حمایت و پشتیبانی می نماید.

۴- رهبران مقتدر هستند

رهبری به معنای قدرت بر قلب ها است و برای این منظور بایست که اتوریته شخصی داشته باشد. منشا اقتدار رهبر می تواند علمی، سیاسی، جذبه رفتاری و … باشد ولی در هر حال بایست دلیلی برای پذیرش این اقتدار از سوی کارکنان وجود داشته باشد.

اصولا رهبران فرهمند بیش از اقتدار سازمانی، اقتدار شخصی دارند. در غیر اینصورت تبدیل به یک مدیر بروکراتیک می شوند، که برای اثبات قدرت خود مجبور به رفتارهای غیر اخلاقی می گردند.

مدیر پروژه، سبک رهبری خودش را بر اساس داشته ها و نیروهایش انتخاب می کند. و از انجا که باور دارد مدیریت پروژه یک کار تیمی است، سعی می کند کارکنان و دیگر ذینفعان پروژه را در تصمیم گیری ها مشارکت دهد.

۵- رهبران به جنبه های انسانی توجه دارند

رهبری را ترکیبی از  ویژگی‌ها و شخصیت افراد دانسته اند که کارکنان را قادر به تشویق به انجام کار برای رسیدن به یک هدف می‌کند. لذا یک رهبر بایست به جنبه های انسانی مدیریت به عنوان ابزار کارش توجه داشته باشد. سلامت جسمی، شادابی روحی و رفاه کارکنان و خانواده آنها دغدغه یک رهبر قدرتمند است.

یک رهبر خود را پایبند به اصول اخلاقی را می داند. به نحوی که کارکنان احساس نکنند با انها صادقانه رفتار نمی شود یا عادلانه رفتار نمی شود.

رهبر به تکنیک های مدیریت نیروی انسانی مسلط است. رهبران باید از تکنیک های انگیزشی به درستی استفاده کند. به موقع رفتارهای خوب را تشویق کند و به صورت علنی رفتارهای بد را تنبیه می نماید.

مدیری که صرفا در حال عیب جوئی و نقد کارکنان خود است بدون انکه بخواهد علت عملکردها را جستجو کند و یا مسئولیت های خود را بپذیرد، اطاعت قلبی کارکنان خود را نخواهد داشت.

۷- رهبران حمایت گر هستند

ذنفعان متفاوت تاثیرات متمایزی بر پروژه می گذارند و گاه این تاثیرات به صورت فشارها و مخالفت ها بر اعضای تیم پروژه ظاهر می شود. رهبر بایست از اعضای تیم خود در برابر دیگر ذینفعان حمایت کند.

رهبر خودش را متعهد به پشتبانی از تیم پروژه می داند. و این توانائی را دارد تا امکانات و منابع لازم را برای پشتیبانی از اعضای تیم خود فراهم کند

۸- رهبران تصمیم می گیرند

یک رهبر به موقع و قاطعانع تصمیم می گبرد و بدون شرط و ابهام اجرائی می گردد. این به معنای تحکم بی منطق مانند انچه در سازمان های ایرانی مرسوم می باشد نیست. بلکه رهبر قدرتمند بر اساس داده های قابل اعتماد و با روش قابل فهم اعضای تیم تصمیم می گیرد. لذا تصمیماتش برای اعضا قابل پیش بینی و قابل پذیرش است.

رهبر کانال های ارتباط مناسب با کارکنان ایجاد نموده و اهداف مدنظر خود را به انها منتقل می نماید. اعضای تیمش مبانی تصمیم هایش را درک می کنند یا می تواند انها را برای پذیرش دلایل تصمیم مجاب کند. شفافیت و صداقت، پیش شرط درخواست تبعیت و همراهی از کارکنان است.

 

چگونه مهارت رهبری در مدیران پروژه ها آموزش دهیم

اگر باور کردیم که ریشه ناتوانی در اجرای موفق پروژه ها و نهایتا افزایش هزینه و زمان پروژه ها، به دلیل انتخاب مدیر پروژه نامناسب و فاقد مهارت های لازم مدیریت پروژه، است. بایست آموزش و توسعه مهارت های رهبری در اولویت سازمانی قرار گیرد که هدفش اجرای پروژه های کلان است.

ولی در یک سازمان دولتی که عموما عمر مدیریت ها کوتاه بوده و اریابی ها بر مبنای عملکرد نمی باشد، چگونه می توان مهارت های مدیران پروژه را توسعه داد؟!

خوشبختانه برای جبران مهارت های دانشی منابع متنوعی وجود دارد. استفاه از مشاوران خارج سازمان و یا فرستادن کارکنان به دوره های آموزشی کلاسیک می توان تا حد زیادی این کمبود این مهارت را جبران نمود. حتی برخی از تکنیک های رهبری مانند هوش هیجانی، حل مساله، مذاکره و …. که قابل اموزش و توسعه هستند.

ولی متاسفانه امکان تامین غالب مهارت های رهبری صرفا با آموزش های کلاسیک امکان پذیر نیست. مهارت هائی مانند کار تیمی، اقتدار شخصی، انتقاد پذیری و … را افراد بایست در طول دوره کاری خود تمرین کنند.

در واقع مهارت های رهبری تنها در حالتی شکل می گیرد که افراد در سازمان های توسعه یافته و با تفویض اختیار بالا سابقه تجربه داشته باشند. مثلا فردی که سالیان سال عادت به تمجید و اطاعت از مدیر بالا دست خود کرده است، وقتی در جایگاه مدیر پروژه قرار گیرد قابلیت انتقاد پذیری نخواهد داشت. بدیهی است که فردی که در طول سالیان یاد گرفته است راه پیشرفت در سازمان روش های غیر اخلاقی است، نمی تواند در جایگاه رهبر پروژه الگوی اعتماد و مرجع اتکای کارکنان باشد.

به عبارت دیگر مدیران پروژه با توان رهبری صرفا در سازمان هائی قابل دسترس هستند که سطحی از توسعه یافتگی در خود داشته باشند. در واقع ترتیبات لازم برای پرورش یک رهبر را باید در ساختارهای مستقر سازمان جستجو کرد. لذا توصیه من به مدیران ارشد سازمان ها و بنگاه ها ان است که اگر انتظار دارید که پروژه های شما شکست نخورد و با موفقیت پیشرفت کنند، اول از همه ترتیبات سازمانی و سبک مدیریتی خود را بازبینی نمائید.

گرشاسب خزائنی

فروردین ۱۳۹۹، تهران